Belediyesi, kurumsallaşma ve dijital dönüşüm projeleri çerçevesinde, geçmişten günümüze oluşturduğu fiziki arşivini dijital ortama aktarıyor. Yaklaşık 1,5 yıl önce başlatılan bu proje kapsamında, 1 milyona yakın belge üzerinde çalışma yürütülmekte ve 800 binin üzerinde sayfa dijitalleştirilmiştir.

Dijital Arşiv Yazılımı

Yumurtalık Başkanı ’un liderliğinde başlatılan bu çalışmada, belgelerin taranmasının yanı sıra, belediyenin ihtiyaçlarına yönelik yapay zekâ destekli arama ve tarama altyapısına sahip özel bir yazılımı da geliştirilmiştir. Fen İşleri, İmar ve Şehircilik, Zabıta ve Temizlik İşleri gibi farklı birimlere ait yüz binlerce evrak sisteme aktarılmıştır. Projenin tamamlanma oranı ise yüzde 90 seviyesine ulaşmıştır.

Hızlı Erişim İmkanı

Yeni dijital sistem sayesinde, geçmişte fiziki arşivlerde saatler süren belge arama işlemleri önemli ölçüde hızlanacaktır. Yetkili personel, aradığı belgenin temel bilgilerini sisteme girerek, 10 yıl veya daha eski tarihli belgelere saniyeler içinde ulaşabilecektir. Bu sistem, belediye personelinin iş yükünü azaltmanın yanı sıra, vatandaşların ve yatırımcıların işlemlerinin hızlanmasına da katkı sağlaması beklenmektedir.

Kurumsal Hafızanın Korunması

Dijital ortama aktarılan belgeler, yedeklenerek güvence altına alınmıştır. Projenin altyapısında veri güvenliği, bilişim güvenliği ve siber güvenlik gibi unsurlar dikkate alınmıştır. Bu sayede, fiziki arşivlerin karşılaşabileceği su baskını, yangın, nem ve yıpranma gibi risklere karşı belediyenin kurumsal hafızasının korunması hedeflenmektedir. Projenin tamamlanmasının ardından, yeni belgelerin düzenli olarak sisteme aktarılmasıyla dijital arşiv sürekli büyüyen bir kurum hafızasına dönüşecektir.

Başkan Altıok’un Açıklamaları

Yumurtalık Belediye Başkanı Erdinç Altıok, dijital arşiv projesinin, vatandaşların görebildiği yol, park veya bina yatırımlarından farklı olduğunu ancak kurumsal ve sürdürülebilir belediyecilik açısından önemli bir altyapı çalışması olduğunu ifade etti. Altıok, “Bir belediyenin hafızası arşividir. Geçmişte yapılmış bir işlemin, alınmış bir kararın veya düzenlenmiş bir belgenin yıllar sonra dahi hızlı ve güvenli şekilde erişilebilir olması gerekir.” dedi. Ayrıca, dijital arşiv sisteminin gelecekteki yönetimler tarafından da kullanılacağını belirtti.